В логистике сложились определенные принципы работы с поставщиками. Эти принципы являются своеобразным кодексом делового долгосрочного партнерства. Они формулируются следующим образом:
1. Обращаться с поставщиками так, как с клиентами фирмы.
2. На деле демонстрировать общность интересов.
3. Информировать поставщика о своих задачах и быть в курсе его деловых операций.
4. Проявлять готовность помочь поставщику в случае возникновения у него проблем.
5. Исполнять принятые на себя обязательства.
6. Учитывать в своей деловой практике интересы поставщика.
7. Поддерживать стабильность контактов с поставщиком в деловой сфере.
Кодекс делового партнерства направлен на установление таких отношений, при которых фирма поставщика становится одной из подсистем общей логистической системы с целью минимизации общих логистических издержек по всей цепи движения материального потока.
Поведение фирмы по отношению к поставщикам может меняться в зависимости от вида и условий рынка в конкретной рыночной зоне, но всегда остается важным элементом общей политики фирмы.
Получение и оценивание предложений
Для этой процедуры можно предложить следующие методы:
1) конкурсные торги (тендеры) проводятся тогда, когда осуществляются закупки на большую стоимость или хотят установить долгосрочные партнерские связи.
Организация конкурсных торгов является сложной и многоплановой работой, состоящей из нескольких этапов.
Механизм проведения тендеров включает следующие этапы:
1 - рекламная деятельность по оповещению заинтересованных организаций и фирм;
2 - разработка тендерной документации (инструкции участникам о процедуре торгов, описание закупаемых товаров или предполагаемых услуг, критерии для оценки предложений, условия будущих контрактов);
3 - публикация тендерной документации в специальных изданиях, бюллетенях;
4 - приемка тендерных предложений;
5 - анализ и оценка тендерных предложений. Тендерный комитет рассматривает только те предложения, которые отвечают условиям пункта 2. При этом переговоры с участниками конкурсных торгов не проводятся;
6 - подтверждение квалификации участников конкурсных торгов и их полномочий;
7 - принятие решения о выборе поставщика и присуждение конкурсного контракта.
Тендерный комитет составляет отчет об оценке тендерных предложений, в котором должны быть представлены:
· методика оценки предложений поставщиков;
· обоснование причин, по которым были отклонены не принятые предложения;
· рекомендации по присуждению контракта.
Победителем тендера признается участник, у которого наиболее выгодные предложения при соблюдении всех других условий.
2) письменные переговоры между поставщиком (исполнитель) и потребителем (заказчик).
Инициатива вступления в переговоры может исходить как от продавца, так и от покупателя.
В первом случае продавец рассылает свои предложения - оферты, или резюме, которые содержат все необходимые характеристики и реквизиты. При этом твердая оферта рассылается только одному покупателю с указанием срока ее действия. Если ответ не получен в указанные сроки, значит, покупатель отказался от данного предложения, и продавец имеет право передать оферты другим потенциальным покупателям. Если предложение принимается, то ответ должен быть дан в период срока действия оферты. При этом покупатель может направить продавцу свои условия. Свободная оферта не включает в себя никаких обязательств со стороны продавца и направляется в адрес нескольких покупателей. Для проведения письменных переговоров часто используются различные рекламно-информационные материалы.
Во втором случае покупатель на правах заказчика рассылает потенциальным продавцам запросы с целью получения от них оферты. В запросе имеются все характеристики приобретаемых товаров, кроме цены, которая указывается в оферте. Если покупатель обращается к своим традиционным контрагентам, то им высылается заказ по установленной форме.
3) экспертная оценка. Она предполагает посещение склада или выставочных мест продавца и обследование товаров.
В процессе обследования проводится собеседование по специально разработанным методикам или тестам. В содержание экспертной оценки включают анализ деятельности поставщика, данные о его финансовом положении, об опыте поставщика по проведению коммерческих сделок, о возрасте руководящего персонала, его квалификации, образовании работников, качестве выполнения аналогичных заданий. В экспертную оценку включаются также характеристики бывших заказчиков или конкурентов о качестве и эффективности результатов работы с данным партнером.
При выборе исполнителя научно-исследовательских или проектно-конструкторских работ эксперты заказчика изучают научно-производственную базу, опыт выполнения работ в данной области, зарубежные связи, владение информацией, знание международных условий и т.п.
Следует отметить, что на практике фирмы, как правило, используют комбинацию из приведенных здесь методов. Результаты экспертной оценки всегда учитываются при выборе поставщика и решении вопроса о продолжении с ним дальнейшего сотрудничества.
Основные требования к выбору поставщика
Основными критериями при выборе поставщика могут быть:
1) стоимость продукции,
2) качество логистического обслуживания.
Стоимость включает цену продукции или услуги и стоимость, не имеющую денежного выражения, например, имидж фирмы поставщика, удовлетворение индивидуальных требований, меры по стимулированию продаж, перспективы развития двухстороннего сотрудничества.
Качество логистического обслуживания определяется, прежде всего, надежностью выполнения заказов потребителей - то есть гарантией доставки потребителю нужных ему ресурсов, товаров или выполнения определенных услуг в течение заданного периода времени вне зависимости от возможных неполадок или сбоев. Качество обслуживания может быть оценено вероятностью отказа в удовлетворении заявок потребителей.
Кроме основных критериев выбора поставщика могут быть использованы дополнительные условия. Их достаточно много. Например: пространственное расположение сети складов поставщика и их удаленность от складов потребителя, сроки выполнения текущих и экстренных заказов, наличие резервных мощностей, организация управления и контроля качества у поставщика, психологический климат в коллективе, риск забастовок, возможность поставки запасных частей, предложения о послепродажном обслуживании, кредитоспособность и финансовое положение и т.п.
Источниками информации о поставщике могут быть собственные изыскания и аналитические исследования, местные юридические лица, осведомители официальных органов, налоговые инспекции, конкуренты, финансовые организации, торговые ассоциации, торгово-промышленные палаты, информационные агентства, государственные источники, лицензионные службы, регистрационные палаты.
При сборе информации о поставщиках необходимо придерживаться следующих рекомендаций:
1. Нельзя ограничиваться одним источником информации независимо от его полноты.
2. Хотя бы один источник должен быть независимым, то есть не быть заинтересованным в последствиях использования представленной им информации.
3. Окончательное решение о выборе поставщика должно быть коллегиальным.
Данные правила могут найти применение не только в логистике закупок, но и, например, при исследовании конъюнктуры рынков, анализе конкурентов, выборе партнера для долгосрочного сотрудничества или исполнителя научно-исследовательских разработок.
© 2013 skstr